Wenn Sie zu den Unternehmen gehören, die bereits mindestens eine KI-Technologie einsetzen, dann kennen Sie bestimmt Microsoft 365 Copilot. Dieser KI-Assistent kann die Produktivität von Besprechungen steigern, Folgeprozesse rationalisieren und Ihnen helfen, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen – aber nur, wenn Sie ihn richtig einsetzen. Wenn Ihr Besprechungsraum schlecht gestaltet ist oder Ihre Teams nicht mit den richtigen persönlichen Audiogeräten ausgestattet sind, können Sie diese innovative Technologie ohne eine gut durchdachte Einführungsstrategie nicht voll ausschöpfen. Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Meeting-Erlebnis zukunftssicher gestalten und das Beste aus Ihrer Investition in Copilot, Microsoft Teams Premium oder andere KI-Technologien für Besprechungsräume herausholen können, haben wir sechs entscheidende Faktoren zusammengestellt, die Sie überprüfen sollten:
1. Gestaltung und Eignung des Besprechungsraums
Um das Beste aus KI-Technologien für Besprechungsräume wie Copilot herauszuholen, müssen Sie sie in der richtigen Umgebung einsetzen. Nicht jeder Raum eignet sich als Besprechungsraum, vor allem nicht für die Zusammenarbeit mit Remote-Teilnehmern. Berücksichtigen Sie, wie sich die Gestaltung des Raums, die Nähe der Sprecher zu Technologien wie Mikrofonen und die Akustik verändern, je nachdem, ob Sie in einem Sitzungssaal, einem Auditorium oder einem teilbaren Besprechungsraum Tagen.
2. Akustik in der Umgebung des Meetingraums
Eine schlechte Akustik kann nicht nur die Fähigkeit einer künstlichen Intelligenz beeinträchtigen, zwischen den Sprechern zu unterscheiden, sondern auch zu einer Störung der Verbindung zwischen tatsächlichen und Remote-Mitarbeitern führen. Wenn Copilot nicht den erhofften positiven Effekt erzielt, könnte das daran liegen, dass der von Ihnen gewählte Besprechungsraum nur über begrenzte akustische Eigenschaften verfügt. Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren, die sich auf die Akustik auswirken können, um festzustellen, ob Sie Ihre Besprechungsumgebung ändern müssen:
Haben Sie in Ihrem Besprechungsraum glänzende, polierte Möbel? Diese harten, flachen Oberflächen reflektieren die Schallwellen, wenn sie sich durch den Raum bewegen, und erzeugen Echos und Geräuschstörungen, die es den intelligenten Sprechern erschweren, zu verstehen, wer was sagt. Verfügt Ihr Besprechungsraum über weiche Einrichtungsgegenstände wie Vorhänge oder Teppiche? Ein minimalistisch eingerichteter Besprechungsraum sieht vielleicht elegant und modern aus, aber die Einrichtung mit textilen Elementen kann helfen, Hintergrundgeräusche zu absorbieren und eine akustische Umgebung zu schaffen, in der die Diskussion im Mittelpunkt stehen kann.
Hat Ihr Besprechungsraum hohe Decken? So schön Altbauten mit hohen decken sein mögen, so haben diese mehr Raum, in dem der Schall vibriert, was zu Schwierigkeiten bei der Entschlüsselung von Sprache führt – insbesondere bei der Übertragung für AI. Abgehängte Decken mit schalldämpfenden Fliesen sorgen für eine bessere Konferenzumgebung, ebenso wie alles, was die Gesamtoberfläche des Raums verkleinert.
3. Einrichtung der Audio- und Videokonferenzgeräte
Nicht nur das Design und die Akustik Ihres Konferenzraums wirken sich auf die Effektivität Ihres Konferenzraums aus, sondern auch die Qualität der verwendeten Audio- und Videokonferenztechnik. Die verwendeten Mikrofone müssen den Ton einwandfrei aufnehmen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer der Besprechung klar und deutlich zu hören sind und ihre Worte korrekt wiedergeben können.
Nicht nur das Design und die Akustik Ihres Konferenzraums wirken sich Die künstliche Intelligenz ist zwar in der Lage, verschiedene Gesprächsteilnehmer zu erkennen, die Genauigkeit hängt jedoch stark von der Qualität des Audioinputs ab. Mikrofone, die nur einen niedrigen Frequenzbereich erfassen, können die Erkennungsgenauigkeit in einer Gruppenbesprechung verringern. Außerdem müssen die Audiogeräte an der richtigen Stelle platziert werden, um Störungen in der Besprechungsumgebung zu vermeiden. Intelligente Lautsprecher sollten idealerweise mindestens 20 cm von Wänden und Laptops oder anderen großen Gegenständen oder Geräten entfernt sein, die die Audioqualität beeinträchtigen könnten.
Selbst wenn Ihre Besprechungsräume ausreichend mit den richtigen Audiogeräten ausgestattet sind, können Sie das Gleiche von Ihren Remote-Teilnehmern behaupten? Schon ein einziges minderwertiges oder fehlerhaftes Mikrofon kann dazu führen, dass die KI nicht in der Lage ist, das von einem Teilnehmer Gesagte zuzuordnen, was es schwierig macht, seinen Beitrag zu verfolgen, seine Aussagen zusammenzufassen oder hilfreiche Aktionspunkte zu liefern.
4. Einrichtung der Spracherkennung
Auch wenn Ihre Microsoft Teams-Räume mit intelligenten Lautsprechern ausgestattet sind, können Sie Meetings nur dann genau transkribieren, wenn für alle Teilnehmer digitale Sprachprofile eingerichtet sind. Ohne ein Stimmprofil werden diese Teilnehmer in der Transkription lediglich mit einer Sprechernummer gekennzeichnet, wodurch Zusammenfassungen von Beiträgen und Aktionspunkten für alle Teilnehmer ziemlich bedeutungslos Werden.
5. Implementierungsstrategie
Sie haben also die richtige Meetingraum-Umgebung mit guten akustischen Eigenschaften und verwenden zertifizierte Audiogeräte mit eingerichteter Spracherkennung, können aber immer noch keinen Return on Investment von Copilot, Teams Premium oder anderen AI-Lösungen für Meetingräume feststellen. Das könnte daran liegen, dass Sie keine solide Implementierungsstrategie haben. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Haben Sie allen Nutzern erklärt, wie sie die Technologie nutzen können und welche Vorteile sie mit sich bringt?
- Haben Sie sichergestellt, dass die richtigen Personen die Technologie nutzen?
- Haben Sie die Kommunikation in beide Richtungen ermöglicht und Fragen dazu gestellt?
- Haben Sie Schulungsmaßnahmen vorbereitet und Schulungsmaterialien bereitgestellt?
- Haben Sie mit Ihren Teams Rücksprache gehalten, um zu sehen, wie sie mit der Technologie zurechtkommen?
Durch die Erstellung von Schulungsprogrammen und -materialien können Sie sicherstellen, dass alle Benutzer mit der Nutzung der Technologie und den damit verbundenen Vorteilen bestens vertraut sind. Durch eine strategische Segmentierung der Benutzer können Sie außerdem feststellen, wer am meisten davon profitiert, und Ihre Implementierungsstrategien auf die Bedürfnisse dieser Benutzer abstimmen.
6. Vor-Ort-Unterstützung
Sicherheit sollte für alle Organisationen eine wichtige Priorität sein. Vor allem im Rechts- und Finanzsektor ist der Faktor Datensicherheit von großer Bedeutung. Informationen sind ein wichtiges Gut, das es zu schützen gilt, gleichzeitig sind sie in der Meeting-Umgebung aber auch leicht zugänglich. Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, wie sich die Verwendung von minderwertigen Geräten, die unvollständige Einrichtung und der fehlende Support vor Ort auf die in einer Besprechung ausgetauschten Informationen auswirken können.
Wenn eine Besprechung aufgrund von unzureichenden Audiogeräten, schlechter Akustik oder unvollständiger Einrichtung des Stimmprofils nicht korrekt transkribiert wird, könnte eine Meinung, eine Handlung oder eine Information dem falschen Teilnehmer zugeordnet werden. Die Folgen könnten fatal sein, insbesondere in Sektoren, in denen mit sensiblen Daten gearbeitet wird. Ähnlich verhält es sich, wenn Ihre Videokonferenzlösungen keine Sicherheitsfunktionen wie PIN-Schutz, einmalige Links und individuell gebrandete Meeting-Bildschirme bieten, könnte das gesamte Meeting anfällig für Sicherheitsrisiken sein.
Wir bieten für alle unsere Konferenzraumlösungen einen Ansatz, bei dem die Sicherheit an erster Stelle steht. Wir verwenden branchenübliche Verschlüsselung, Sicherheitsprotokolle und die beste Qualit.tsausrüstung. Darüber hinaus bieten wir Ihnen unser internes Fachwissen an, damit Ihr technologisches Ökosystem für die Zusammenarbeit 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr optimal funktioniert. Wir wissen, wie wichtig Meetings für die Produktivität und die Motivation der Mitarbeiter sind und welche negativen Auswirkungen unzuverlässige und unsichere Technologie auf Ihr Unternehmen haben kann. Wenn Sie sich auf die Zusammenarbeit verlassen, um Ihre Produktivität aufrechtzuerhalten und Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie die finanziellen und zeitlichen Auswirkungen bedenken, wenn etwas mit Ihrer Konferenzraumumgebung nicht funktioniert. Mit dem Fachwissen unseres Managed-Services-Teams vor Ort können Sie sich darauf konzentrieren, das Beste aus Ihren Besprechungen herauszuholen. Und wir sorgen dafür, dass Ihre Meetings stattfinden können, wann immer Sie sie brauchen und wo immer Sie sind.
Machen Sie Ihre Konferenzräume fit für Microsoft Copilot und profitieren Sie von den unendlichen Vorteilen der KI.
Wenn Sie sich sicher sein wollen, ob Ihr Besprechungsraum allen Anforderungen entspricht, um Copilot optimal nutzen zu können, nehmen Sie gerne Kontakt mit unserem Team auf. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihre Collaboration-Umgebung verbessern und von den Vorteilen der KI für Besprechungsräume profitieren können. AVI-SPL ist ein erfahrener Microsoft Managed Partner und Microsoft Modern Work Solutions Partner. Unser Team ist bereit, Ihren IT-Support zu entlasten und Ihre Microsoft Teams-Umgebung für Sie zu planen, bereitzustellen und zu verwalten. Unsere zertifizierten Spezialisten für Design, Integration, multinationale Implementierungen und 24/7-Helpdesk- Support bringen die volle Leistungsfähigkeit von Microsoft Teams in Ihr Unternehmen.
