Ein Finanzinstitut transformiert die Zusammenarbeit

Zielsetzung:

Diese multinationale Bank ist eine der führenden Finanzdienstleistungsgruppen in Europa. Sie ist außerdem eine der ehrwürdigsten, da sie vor über 100 Jahren gegründet wurde. Seitdem hat sich ihre Aufgabe nicht verändert: Vermögenswerte und Ersparnisse zu schützen und zu verwalten, Projekte zu finanzieren, Kunden in ihrem täglichen Leben und bei ihren beruflichen Aktivitäten zu begleiten, sichere Transaktionen zu gewährleisten und die besten technischen Lösungen anzubieten.

Für dieses Projekt zog die Bank mit ca. 3.000 Mitarbeitern von drei bestehenden Standorten in London in ihren neuen Hauptsitz in der Londoner Canary Wharf um. Canary Wharf ist einer der beiden wichtigsten Geschäftsbezirke der Stadt und ein wichtiges Finanzzentrum der Welt.

AVI-SPLs Aufgabe war es, den neuen Hauptsitz mit Lösungen auszustatten, die die Zusammenarbeit der Mitarbeiter des Kunden untereinander sowie mit seinen Partnern und Kunden erleichtern.

„Bei diesem Projekt ging es vor allem um die Benutzerfreundlichkeit“, sagt James Gilham, Senior Project Manager bei AVI-SPL. „Wir mussten dem Kunden dabei helfen, seinen Mitarbeitern ein hohes Maß an Zufriedenheit zu bieten.“

Vorgehen:

Ein Jahr lang arbeitete AVI-SPL UK mit dem Beratungsunternehmen macom Group und dem Kunden zusammen, um das AV-Design und die Integration in das neue Gebäude in der Bank Street, dem neuen britischen Hauptsitz, zu gewährleisten. Nach einer Reihe von Workshops, der Nutzung eines Proof-of-Concept-Raums in einem der bestehenden Gebäude und zahlreichen Feedback-Sitzungen arbeiteten wir mit dem Kunden zusammen, um zu verstehen, welche Art von Funktionen er wünscht.

Das Gebäude verfügt über 150 private Meeting-Räume für Kunden und interne Meeting-Räume. Jeder Raum ist mit einem Bildschirm der C-Serie von Sharp NEC Display Solutions und einem HP Slice-Konferenzsystem ausgestattet, das die Skype for Business-Plattform für die Zusammenarbeit nutzt. Die Mitarbeiter in diesen Räumen können Slice nutzen, um ihre Meetings mit Funktionen zum Anstoßen von Anrufen, Hinzufügen von Teilnehmern und Freigeben von Inhalten einfach zu verwalten.

Die Räume sind außerdem mit einem Crestron MD-Switcher und einem Pulse Origin-Gerät für die kabellose gemeinsame Nutzung ausgestattet. Mit dem Switcher können die Teilnehmer auswählen, welche Inhalte an den Bildschirm übertragen werden sollen. Und mit dem Pulse Origin können sie Inhalte von ihrem Gerät auf das Display von Sharp NEC Display Solutions übertragen.

In den über mehrere Stockwerke verteilten, aufteilbaren Räumen können die Mitarbeiter des Kunden die Konfiguration der Räume leicht ändern, um sie an den Stil der Meetings anzupassen.

Die fünfte Etage verfügt über zwei große, teilbare Sitzungssäle, die jeweils mit zwei 98-Zoll-Displays der C-Serie von Sharp NEC Display Solutions ausgestattet sind, die sowohl bei Videokonferenzen als auch bei Präsentationen Inhalte liefern können. Beide Sitzungssäle sind mit einem Cisco Kamera-Tracking-System ausgestattet, das mit den Mikrofonen des Raums verbunden ist, um die Teilnehmer an jedem Platz zu erfassen. Dies ist eine wichtige Funktion in der heutigen hybriden Arbeitsumgebung, in der immer mehr Meeting-Teilnehmer von außerhalb des Unternehmens hinzukommen.

Die Teilnehmer im Raum können die Videokonferenz- und Präsentationssysteme über zwei Crestron TSW-Touchpanels steuern, die auch die Beleuchtung und die Jalousien im Raum kontrollieren können.

Im fünften Stock gibt es auch Meeting-Räume, die auf Kunden zugeschnitten sind. Wie die Sitzungssäle sind auch diese mit einem Bildschirm der C-Serie von Sharp NEC Display Solutions, einem Videokonferenzsystem von Cisco Webex, einem kabellosen Sharing-Gerät von Pulse Origin und einem HDMI-Switcher von Crestron ausgestattet, der den Kunden Flexibilität bei der Nutzung kabelgebundener und kabelloser Geräte bietet.

Das Training and Adoption Team von AVI-SPL spielte eine Schlüsselrolle beim Umzug all dieser Mitarbeiter in das neue Hauptquartier des Kunden.

„Wir hielten Workshops ab, um sicherzustellen, dass das Adoptionsprogramm den Bedürfnissen aller Benutzer entsprach“, sagt Emma Pieper, Marketing Manager, AVI-SPL UK.

Sie nutzten außerdem Proof-of-Concept-Räume in der bestehenden Hauptgeschäftsstelle, um eine Gruppe von Early Adopters zu schulen. Diese „Change Champions“ sollten dann ihr Wissen und ihre Erfahrungen an den Rest des Teams weitergeben.

Piepers Team erstellte zudem kleine Schulungsvideos, um die gesamte Belegschaft auf die bevorstehenden Veränderungen und den Umzug in die neue Zentrale vorzubereiten.

Als sich das Projekt dem Ende zuneigte, trainierte das Schulungsteam über einen Zeitraum von drei Monaten mehr als 95 Prozent der Belegschaft. Die Schulung umfasste die Themen Buchung, Wegfindung, Videokonferenzen, kabellose gemeinsame Nutzung und technischen Support. Ein technischer Trainer von AVI-SPL war in den folgenden drei Monaten vor Ort, um den Mitarbeitern bei der Eingewöhnung zu helfen.

Der letzte Teil der Unterstützung bestand aus einer Reihe von On-Demand-Support-Materialien. Dazu gehören Schulungsvideos und Benutzerhandbücher, die auf einer speziell für den Kunden eingerichteten Microsite gespeichert sind. Die Benutzer können über QR-Codes, die auf Karten in den Meeting-Räumen angebracht sind, auf die Microsite zugreifen.

Auswirkung:

Der neue Hauptsitz bietet einen fantastischen Blick auf die Themse. Beeindruckend ist auch die Christie-Videowand, die Mitarbeiter und Kunden begrüßt, wenn sie den Empfangsbereich des Gebäudes betreten. Diese Videowand erfüllt eines der Hauptziele des Kunden: Die Aufmerksamkeit aller, die den Hauptsitz betreten, mit aktuellen Nachrichten, Willkommensgrüßen, wichtigen Informationen für die Mitarbeiter und Aktualisierungen der Finanzdienstleistungen zu fesseln.

Das Feedback der Mitarbeiter des Kunden über das Schulungs- und Einführungsprogramm war überwältigend positiv. Die Benutzer fühlten sich rundum wohl und waren bereit, in das neue Gebäude einzuziehen, da sie das Schulungs- und Adoptionsmaterial als informativ und leicht zugänglich empfanden, wann und wo sie es brauchten. Sie erklärten außerdem, dass die Geräte und Systeme intuitiv und einfach zu bedienen seien, so dass der Umzug weniger schwierig zu bewältigen sei. Sie hatten das Gefühl, dass sie umziehen und ihre tägliche Arbeit mit minimalen Unterbrechungen fortsetzen konnten.

Durch die Unterstützung des Kunden bei der Umstellung auf einen vollständig flexiblen, hybriden Arbeitsplatz hat dieses Projekt sein übergeordnetes Ziel erreicht, eine Arbeitsweise zu implementieren, die es den Mitarbeitern ermöglicht, so zu arbeiten, wie und wo es für sie, ihr Team, ihre Kunden und das Unternehmen am effektivsten ist. Ermöglicht wurde dies durch neue Technologien, innovative Arbeitsbereiche und eine neue Einstellung. AVI-SPL UK half bei der Erreichung dieses Ziels durch:

• Raumvisualisierungskarten
• Belegungspläne
• Raumbuchung und Optimierungsbuchung
• Automatische Freigabe
• Orientierung im Raum
• Personen finden
• Wegweiser